בשעה טובה החלטת סוף סוף לרכוש מערכת CRM ולהכניס שינוי מרענן במשרד. בוודאי שמעת המון על התוכנה המופלאה הזאת ויש לך לא מעט ציפיות ממנה. אך כדי שהציפיות באמת יתממשו ולא יתרסקו, העובדים שלך צריכים לקבל את המערכת בזרועות פתוחות. חשוב שתדע: רוב הכישלונות של תוכנות CRM, נובעים מחוסר שיתוף פעולה מצד העובדים.
מסיבה זו, שלב ההדרכה וההיכרות הראשונית של העובדים עם CRM הינו עדין מאוד. העובדים צריכים ללמוד איך משתמשים בתוכנה החדשה ועליהם לנטוש את הרגלי העבודה הישנים והנוחים שלהם. יתכן שהתוכנה תיתפס בעיניהם כמאיימת והם יעדיפו לגלוש להרגלים הטובים והמוכרים.
בתור בוס עליך לנהוג בזהירות יתרה בתקופה זו כדי לא להחמיר את החרדה והלחץ, שגם ככה מעיקים על העובדים. מה אסור לך לעשות בזמן הדרכת עובדים? אמנם זהו בלוג בענייני חוק ומשפט אבל הפעם נבחן זאת מזווית שאיננה בודקת את מידת החוקיות של המעשים שלך בתור בוס, אלא בודקת את היעילות שלם ואת הלגיטימיות שלהם.
לכפות על כולם לעבוד שעות נוספות ביום ההדרכה – אתה יודע היטב כי זמן הוא כסף ואין לך שום כוונה לוותר על שעות עבודה יקרות מפז בשביל הדרכה של כמה שעות. לכן אתה מתכוון להודיע לכל העובדים, כי ביום ההדרכה כולם הולכים לעבוד שעות נוספות כדי לפצות על הזמן האבוד. אף אחד לא יעזוב את המשרד לפני שבע-שמונה בערב. זו טעות חמורה. העובדים יתעצבנו עליך ומלכתחילה יפתחו גישה שלילית כלפי תוכנת ה-CRM. יתכן שהם יהיו כל כך נסערים, עד שהם יתקשו להתרכז בהדרכה עצמה.
הם יחשבו שאתה בוס כזה:
אתה לא רוצה להיות כזה, נכון? …)
להכריח את כולם להגיע להדרכה ביום שישי – יום שישי הוא היום הקדוש של העובדים שלך, בהיותו היום היחיד לסידורים, משימות ומטלות שהצטברו במהלך השבוע. לכן אל תכפה עליהם לבוא להדרכה על תוכנות CRM ביום זה.
לקבוע את ההדרכה לשעה מאוחרת – עובד ממוצע מתחיל את יום העבודה באנרגיות גבוהות (אחרי שהוא מתעורר עם קפה או שניים). האנרגיות האלו הולכות ומתדלדלות בהמשך היום. לקראת שעות אחר הצהריים, הוא כבר מותש וסחוט ורק מחכה לברוח הביתה. לכן בשום פנים ואופן אל תקבע את ההדרכה לשעות אחר הצהריים. עדיף ללכת על שעות הבוקר, שבהן כולם פחות או יותר רעננים.
לגרור את כל העובדים למקום מרוחק בשביל לבצע את ההדרכה – המקום הנוח ביותר לביצוע ההדרכה הוא במשרד עצמו ולא במקום מרוחק ולא נגיש. העובדים כבר רגילים להגיע למשרד. לאף אחד אין באמת כוח להתאמץ ולהגיע למיקום חדש.
ליצור אווירה מאיימת ורוויה במתח – במהלך ההדרכה עליך לעודד את העובדים לשאול שאלות, להתעניין, להיות סקרנים. בשום פנים ואופן אל תביט במבט מקפיא בעובד ששואל שאלות.
להיות חסר סבלנות – במהלך ההדרכה אל תביע קוצר רוח .אל תנסה לסיים אותה מהר ככל האפשר, כדי לחזור לשגרת העבודה הדחופה ולמטלות הבוערות. קח בחשבון שההדרכה תיקח זמן. אל תקבע באותו יום פגישות חשובות.
להתעלם מהמצטיינים – בין כל העובדים יהיו כאלו שיעשו שמיניות באוויר כדי להסתגל במהירות למערכת החדשה. אל תתעלם מהם. העניק להם פידבקים חיוביים ומפרגנים. עובדים מתאמצים כי הם רוצים שהבוס שלהם יכיר בכך. צ'פר אתם בפידבקים, במתנות קטנות וכך תעודד תחרות בריאה ביניהם.
